Hivatalos levelek útja a székhelyszolgáltatónál

Egy-egy ügyfél tárgyaláson, sokszor elhangzik ez a kérdés: “A leveleink hogyan jutnak el hozzánk?”. A kérdés azért is fontos egy tudatos cégvezetőnek, mert tudja, hogy egy-egy át nem vett hivatalos levél mulasztási bírságot is vonhatnak maga után, vagy rosszabb esetben adószám-felfüggesztéssel, vagy adószám törléssel is járhat.
Fontos szempont az is, hogy ha átvesznek egy levelet, viszont a cég illetékese nem értesül az átvételről, vagy a levél tartalmáról időben, akkor a benne levő fellebbezési határidőket (8-15 nap) nem tudja maximálisan kihasználni.

Következő cikkünkben a Company Assistant Service Kft. levélkezelését tekintjük át.

Mint ahogyan arról már írtunk, 2017 nyarán egy új rendelet látott napvilágot, mely a székhelyszolgáltatók munkáját, működését pontosítja, és szigorítja. Erről olvasson itt bővebben.

A július 19-től hatályos IM rendelet egyik sarkalatos pontja a postai küldemények átvétele.

A rendelet szerint ugyanis: “Nincs helye olyan postai szolgáltatás igénybevételének, amely eredményeként a postai küldemény átvételére a székhelytől eltérő kézbesítési címen kerül sor.”

Tehát az eddigi postai utánküldést (postai átirányítás) már nem lehet alkalmazni székhelyszolgáltató igénybevétele mellett.  A rendelet ad egy kis haladékot, hiszen akinek már most meglévő átirányítása van, az még érvényes 2018. június 30-ig. Korrekt hozzáállás ez az ügyfelek részére, hiszen a postai utánküldés díja, egy évre több mint 20.000 Ft.

A Company Assistant Service Kft-nél, azért, hogy Ügyfeleinknek a legjobb lehetőségeket tudjuk biztosítani, és üzletmenetüket a lehető legjobban kiszolgáljuk az alábbi 4 lépésben kezeljük küldeményeiket:

1. lépés

Postai meghatalmazás

Ahhoz, hogy székhelyszolgáltatóként Ügyfeleink leveleit precízen, pontosan és hivatalosan át tudjuk venni, szükségünk van egy postai meghatalmazásra, melyet a Magyar Posta oldaláról lehet letölteni ITT.

A velünk való szerződéskötéskor ezt a dokumentumot együtt töltjük ki. Ezután, segítve Ügyfelünk gyors üzletmenetét, a meghatalmazás leadását már cégünk intézi a csomádi postán.

A csomádi posta vezetője kiad egy névre szóló igazolványt, melynek segítségével Ügyfeleink ajánlott, tértivevényes leveleit, vagy küldeményeit is hivatalosan át tudjuk venni.

2. lépés

Levélátvétel

Kínosan ügyelünk a precíz, pontos adminisztrációra, így a levél átvétel is ez alapján történik. A névre szóló postai igazolással tudjuk átvenni a leveleket, amelyeket aláírásunkkal szignálunk.

Mivel mi valós irodát üzemeltetünk Csomádon, ahol napi munkavégzés folyik munkaidőben, így szinte minden érkező postai levelet, vagy futár általi küldeményt át tudunk venni.

Ehhez szükségünk van egy olyan személyes kapcsolatra a Posta dolgozóival, mely megkönnyíti ezt a folyamatot.

Az alábbi képeken látható, hogy a Postás minden esetben több helyen dokumentálja az ajánlott leveleket, és ugyanígy több helyen kell nekünk is aláírni az átvételt.

3. lépés

Értesítés küldemény érkezéséről

Az új rendelet már azt is kimondja, hogy a megbízott köteles gondoskodni a cégnek címzett postai küldemények székhelyen történő átvételéről, és ennek tényéről egy munkanapon belül értesítenie kell a céget.

Ezért Ügyfeleinknek azt javasoljuk, hogy válasszák azt a szolgáltatásunkat, amelyben küldeményeiket felbontjuk, azok tartalmát pedig beszkenneljük.

A szkennelt leveleket az ügyfél által megadott email címre azonnal, egy pontos kísérő levéllel (email) elküldjük.

Ez azért is fontos, mert egy hivatalos levélre több esetben átvételtől számított 15 vagy akár 8 napon belül lehet csak fellebbezni. Így, ha a levelet átveszik, de nem időben értesítik a megbízót a levélről, és az átvételről, ezért csak késve tudnak rá reagálni. Ez esetben akár mulasztási bírsággal is sújthatja a céget a hatóság, rosszabb esetben pedig adószám felfüggesztéssel, vagy törléssel is járhat az át nem vett hivatalos levél.

A kísérő levél szerepe ebben az esetben a precíz visszakereshetőség lehetősége, valamint Ügyfeleink adminisztrációjának megkönnyítése.

4. lépés

Levélátadás

Ahogy digitalizálódik világunk, úgy lesz kevésbé szükség papír alapú számlákra, vagy kinyomtatott szerződésekre. Viszont a mai magyar viszonyok még azt követelik meg a vállalkozóktól, hogy mindent eredeti, kinyomtatott formában őrizzenek meg, adjanak le.

Ezért az eredeti küldeményeket időközönként Ügyfeleink átveszik tölünk, mely három formában lehetséges:

  1. Személyes átvétel Csomádon az irodánkban, előre egyeztetett időpontban.
  2. Személyes átvétel Ügyfelünk irodájában, vagy Budapesten, közösen egyeztetett helyen és időpontban.
  3. Postán ajánlott formában csomagban küldés az ügyfél által meghatározott posta címre.

Ügyfelünk bármelyik megoldást is választja, minden esetben készül egy két példányos átadás/átvételi postakönyv, mely a küldeményeket részletesen tartalmazza. Ezt leellenőrizve, és aláírva veszi át tőlünk ügyfelünk a küldemények eredeti példányát, ahogyan az az alábbi képeken is látható.

Cégünk azért dolgozik nap mint nap, hogy Ügyfeleink számára költséghatékony megoldásokkal- mint az iparűzési mentesség-, és adminisztráció könnyítő szolgáltatásainkkal, a lehető legkörültekintőbben segítsük üzletmenetüket.

Azoknak a cégvezetőknek, akiknek nincs ideje a postán sorban állni, vagy nem akarnak külön titkárnőt/adminisztrátort fizetni, a székhelyszolgáltatás igénybevétele egy intelligens és felelősségteljes döntés.

Szívesen csatlakozna sikeres ügyfeleink köréhez?

Kérjen visszahívást mihamarabb, hogy fel tudjuk venni Önnel a kapcsolatot!

(A bejegyzést írta, Kovács Anett Company Assistant Service Kft.)

Érdekel az ingyenes székhely-szakértői tanácsadás!

Újdonság

A fenti értesítési forma a jövőben változik a Cégkapu életre hívásával, mely kizárólagos kommunikáció felületet fog biztosítani a hatóságok és a vállalkozások között.

Szívesen megszabadulna a bonyolult adminisztráció problémájától?

Ezúton szeretnénk felhívni minden kedves és leendő Ügyfeleink figyelmét új most bevezetett MONITORING szolgáltatáscsomagjainkra melyben meghatalmazással vállaljuk ügyfeleink regisztrációját, illetve vállaljuk szerződött partnereink cégkapujának, ezáltal a hivatalos közigazgatási és bírósági levelezésük figyelését! MONITORING szolgáltatásaink részleteivel kapcsolatban kérjük, keressen bennünket, írjon nekünk az info@cass.hu e-mail címre!

További bejegyzések:

székhelyszolgáltatás
székhelyváltoztatás, tévhit
székhelyszolgáltatás
széhkelyszolgáltatás