Telefonnal fotózott NAV-os levél

A feldolgozhatatlan hivatalos dokumentumok átka

(Esettanulmány)

Esettanulmányainkat azért készítjük el, mert mások példáin keresztül, sokkal hamarabb kaphat felmerülő kérdéseire választ. Korábbi esettanulmányainkat itt találja.

Pontatlan adminisztráció = céges frusztráció

Az alábbi történet eltér az eddigiektől, pontosan ezért tökéletesen ábrázol egy új élethelyzetet.

Legújabb ügyfelünk ajánlás útján keresett meg bennünket. Eddig Solymáron volt a székhelyük, egy székhelyszolgáltatónál, viszont a szolgáltató cég úgy döntött, hogy befejezi solymári működését, és visszaköltözik Budapestre. Ügyfelünk nem szeretett volna velük tartani a fővárosba, számára ideális volt a Pest megyei székhely.

Azt is tudta, hogy hasonlóan, mint eddig, székhelyszolgáltató segítségét fogja igénybe venni. Rendezvényszervezőként nincs szüksége külön irodára, hiszen a rendezvények helyszínén dolgozik nap, mint nap.

Viszont abban is biztos volt, hogy olyan szolgáltatót keres, akinél profi szolgáltatásokat kap, elkerülve ezzel például az amatőr levélkezelés problémáit. 

Így első kérdése is az volt, hogy milyen metódus alapján, és milyen eszközökkel dolgozunk. Ugyanis előző szolgáltatójának alkalmazottja általában telefonnal készített egy képet az érkezett küldeményekről, melyet abban a formában küldött tovább számukra. A rossz minőségű fotó kiterjesztése nem alkalmas arra, hogy optimálisan feldolgozható legyen, például a bérszámfejtő kollégának, vagy a könyvelőnek.

Többször volt ebből bosszúságuk, akadályt jelentett számukra a gördülékeny munkavégzésben.

Modern irodai infrastruktúra

Ügyfelünket megnyugtattam, a mi ügyfél-, és iratkezelésünk ennél sokkal fejlettebb, és precízebb. Elmondtam pontosan hogyan működik nálunk a levélátvétel, amelyről itt írtunk korábban. A levélkezelésünk minden esetben pontos, és ügyfeleink számára a lehető legkényelmesebb módon történik.

A felbontott leveleket, egy modern jó minőségű szkenner segítségével, gépre visszük, illetve PDF formátumban mentjük őket. Így is történik a továbbítás az ügyfél által megadott email címre. Kísérőlevelünk fontosságát nem győzöm hangsúlyozni, hiszen ezzel tudja beazonosítani a legkönnyebben az érkezett levelet az ügyfél.

Amikor az eredeti küldeményekre van szükség, azokat is pontos, és tételes postakönyvvel adjuk át, melyet természetesen utána is alapos munkával vezetünk.

Új ügyfelünknek nem kell többet attól tartania, hogy székhelyszolgáltatója munkájában, vagy adminisztrációjában akadályozza. Sőt, munkánkkal sokkal több időt, energiát, és pénzt is meg tud takarítani, mely egy cégvezető számára szinte a legfontosabb szempontok közé tartozik.

Megoldás adminisztrációs problémáira

Vannak olyan apróságot, amelyek felett hajlamosak vagyunk átsiklani cégvezetőként. Fontos számunkra a minőség, de nem mindig van türelmünk megkeresni a legjobb szolgáltatókat. Mi abban segítjük a vállalkozókat, hogy megtalálják a legjobb megoldásokat. Mindezt úgy, hogy gyorsan, rugalmasan és elegáns módon intézzük céges ügyeinket.

Ha szívesen működne velünk együtt, és élvezné új csomádi székhelyének, valamint – az iparűzési adómentességnek köszönhetően,-  a költségcsökkentés előnyeit, akkor kérjen visszahívást tőlünk alább.

Írta: Kovács Anett (Company Assistant Service Kft.)

Kép forrása: pixabay.com

Érdekel az ingyenes székhely-szakértői tanácsadás!

További bejegyzések:

székhelyszolgáltatás
székhelyváltoztatás, tévhit
székhelyszolgáltatás
széhkelyszolgáltatás