3 költségkarcsúsító módszer, amellyel cége hatékonyabban tud működni (3. rész)

Három részes sorozatunkban azokat a módszereket mutatjuk be, amelyek hozzásegítik ahhoz, hogy hogyan marad a cégénél több százezer forintnyi nyereség, és arról, hogyan kap akár napi plusz 3 órát a fontos dolgokra. Az első és második részt is olvassa el. A harmadik rész arról szól, hogyan tud akár napi 3 órát is úgy megspórolni a céges adminisztráción, hogy nem kell új munkatársakat felvennie.

Eme cikksorozat első részében szó volt a költségcsökkentésről, és arról, hogyan marad cégénél akár több százezer forint nyereség, egy ipamentes székhely segítségével. A második részben azokat a további előnyöket, és lehetőségeket érintettük, amelyeket a cégvezetők 90%-a alig ismer, pedig könnyedén csökkenthetné költségeit.

Sokan mondják erre, hogy sajnos nincs mindig idejük ennyire körültekintőnek lenni, hiszen a céges ügyek, a hivatalokban, postán való sorban állás, ügyintézés rengeteg idejüket elveszi.

Egyszer egy üzleti klubban az egyik cégvezető, akit arról kérdeztek mik a tervei a közeljövőre vonatkozóan azt mondta.

“A kisvállalkozások növekedésének legnagyobb akadálya, hogy belőled csak egy van!”

Rengeteg ötlete volt, jobbnál jobb tervek; külföldre terjeszkedés, új termékfejlesztése, weboldal szerkesztés, munkatárs felvétel és még sorolhatnánk. A sok terv mellett pedig alig jutott ideje arra, amiért valójában a vállalkozását létrehozta, a kutatás-fejlesztés.

Talán Ön is hasonló cipőben jár?

Minden pénteken úgy csap a homlokára, hogy ezen a héten sem posztolt a Facebookra?

Általában hétvégén vagy éjszaka állítja ki számláit?

Hajnal 2-kor is küldött már üzleti ügyben emailt?

Rendszeresen előfordul, hogy 19-én adja oda a papírokat a könyvelőnek, az ÁFA utaláshoz?

Nos, ez a piaci igény hívta életre vállalkozásunk másik pillérét, mely arra hivatott, hogy irodai háttér szolgáltatásokkal segítse a vállalkozókat.

Ha adnék Önnek napi plusz 3 órát, mit csinálna vele? 

Egyszer volt szerencsém élőben hallgatni Kulcsár Tibor, a Kulcs-Soft alapítójának és vezérigazgatójának előadását. Kaptam is tőle egy könyvet, melyet vállalkozói gondolkodásmódjáról írt. Ebben egy fejezet csak az időről szól. Nagyon szimpatikus, ahogyan hozzááll, és levezeti, hogyan tud időt venni.

Ha az órabéred 12.000 Forint, egy sofőr órabére pedig 2000, akkor nyugodtan igénybe vehetsz sofőrszolgálatot, mert azt az időt, amit vezetéssel töltesz naponta, ahelyett tudnál olvasni, hangos könyvet hallgatni, vagy felhívni 8 potenciális ügyfelet, aki aztán bevételt hoz, így még több nyereséged lesz, a sofőrszolgálat pedig csak egy kiadás volt, amit szívfájdalom nélkül ki tudtál fizetni.

Így a 3. és egyben utolsó költségkarcsúsító módszerként, javaslom:

  • 3. Használja ki mások kapacítását!

Mire gondolok? Ismerkedjen meg egyik ügyfelünkkel, Évával, akit régóta ismerünk, és tudjuk, hogy szakmájában a legjobbak közé tartozik. Már több mint 40 év szakmai tapasztalattal rendelkezik, és mivel nagyon szereti munkáját, nem akar még nyugdíjba vonulni. Tevékenységét ismerve, azt is tudjuk, hogy rengeteg a munkája, így nagyon kevés ideje jut a céges adminisztrációra. Nem egyszer fordult elő, hogy megrendeléseire a visszaigazoló emaileket éjjel 2-kor küldte el, így egyre kevesebb ideje maradt a felkészülésre, és családjára. Vállalkozása jelenleg megfelelően profitábilis, és hosszútávú szerződései kedvező jövőbeni árbevételt prognosztizálnak.  Mindennek ellenére nem szeretne teljes munkaidőben egy asszisztenst alkalmazni, ezért kérte, hogy segítsük háttérszolgáltatásainkkal.

„Akkor éreztem, hogy segítségre van szükségem, amikor nem volt időm számlázni, pedig ez egy vállalkozónak igen fontos dolog!”

Első lépésben az évek óta felhalmozódott 400-500 névjegykártyát digitalizáltuk, ami annyit jelentett, hogy pár nap alatt Excel táblázatba rendeztük a fontos információkat. Ez így rengeteg adat volt, amit Éva egyedül sehogyan sem tudott volna feldolgozni. A rendezett kontaktoknak köszöntőlevelet küldtünk, azonban természetesen az email megírása előtt egyeztettük Éva szakmai céljait, közösen meghatároztuk, hogy milyen módon lehetne felhasználni a kész táblázatban szereplő információt a vállalkozás sikerének érdekében.

A levelek a közösen kialakított kommunikációs stratégia figyelembe vételével írtuk meg, míg azok kiküldését egy profi hírlevélküldő szoftverrel valósítottuk meg. Továbbá nagy részt vállaltunk ügyfelünk bemutatóinak szervezésében is. Ennek lényege, hogy a mi munkatársunk válaszolt meg minden e-mailben érkezett, nem szakmai jellegű kérdést, vagy megkeresést. A bemutatók helyszínével, a parkolással vagy az étkezéssel kapcsolatban felmerülő kérdések nem Évát zavarták többé. Munkánkkal azt értük el, hogy Éva még munkaidőn belül meg tudja válaszolni az e-maileket, illetve nem marad el a számlázással sem.

Az együttműködésbe tehát beletartozott:

  • a névjegyek digitalizálása,
  • marketing célú szakmai levelek megírása,
  • azok kiküldése egy szoftver által,
  • illetve azok statisztikai elemzése (hányan olvasták, hányan kattintottak, stb).

Segítségére voltunk még az e-mailjeinek egységes kezelésében, amelyet végig figyelemmel kísérhetett, viszont nem vette el az idejét az oda érkező e-mailek megválaszolása.

Az általa igénybe vett szolgáltatások díja így 1/3-a volt, áfával együtt, azoknak a költségeknek, amit egy új alkalmazottnak kellett volna munkabérben, járulékokban, vagy egyéb adók címén kifizetnie.

Együttműködésünk alatt konkrétan mérhető eredmények születtek, mind az időmegtakarítás, mind az árbevétel növekedés, és a bérköltségcsökkentés területén is.

Összefoglalva tehát, ahhoz hogy ésszerűen tudjon cégének költségeket csökkenteni, három hétköznapinak tűnő, de fontos módszerre, szemléletre hívtuk fel a figyelmét. Ne feledje, a magyar törvények, és adószabályok sokkal több lehetőséget biztosítanak, mint arról a cégvezetők nagy része tudna. Minden esetben konzultáljon szakértőkkel, ahhoz, hogy a lehető legjobb konstrukciókat tudja kihasználni, és minden törvényi előírásnak, jogszabálynak megfeleljen.

Ha ilyen lehetőségekben gondolkozik, ne felejtse el a fenti lépéseket megtenni, és a Company Assistant Service Kft-re gondolni.

Kérjen visszahívást, és ismerje meg szolgáltatásaink adta lehetőségeket!

(A szakértői anyag készült a 2017. június 20-án megrendezett
Rapid Business Nyílt napon előadott prezentáció alapján.
Készítette: Kovács Anett, Company Assistant Service Kft.)

Érdekel az ingyenes székhely-szakértői tanácsadás!

További bejegyzések:

székhelyszolgáltatás
székhelyváltoztatás, tévhit
székhelyszolgáltatás
széhkelyszolgáltatás